Multitasking – złudna sztuka efektywności w biurze

Multitasking — co to właściwie jest?

Choć często mówimy o „robieniu wielu rzeczy naraz”, w praktyce multitasking zwykle oznacza szybkie przełączanie się między zadaniami (task switching). Nasz mózg nie potrafi w pełni koncentrować się na dwóch wymagających czynnościach równocześnie. Każda zmiana kontekstu to dodatkowy koszt — dla uwagi, energii i pamięci.

‍

Dlaczego tak chętnie próbujemy multitaskingu?

W pracy biurowej multitasking często wydaje się „sprytnym sposobem” na wykorzystanie czasu. Najczęstsze powody to:

• presja terminów i duża liczba obowiązków,
• ciągły napływ powiadomień i komunikatów,
• wrażenie, że robienie kilku rzeczy naraz zwiększa produktywność.

Badania pokazują jednak, że to raczej powszechny nawyk niż skuteczna strategia.

‍

Czy multitasking ma jakieś plusy?

Tak, ale ograniczone i tylko w określonych sytuacjach:

• przy prostych, rutynowych czynnościach — może dawać wrażenie szybszej pracy i zmniejszać nudę,
• gdy zadanie główne jest mało wymagające, a trzeba szybko reagować na proste sygnały (np. krótkie wiadomości).

To jednak wyjątki. Niestety, przy pracy wymagającej skupienia multitasking zwykle szkodzi.

Ukryte koszty multitaskingu

Badania konsekwentnie pokazują, że częste przełączanie się między zadaniami prowadzi do:

• większej liczby błędów i niższej jakości pracy,
• wydłużenia czasu wykonania zadań (przez koszty zmiany kontekstu),
• szybszego zmęczenia i stresu,
• gorszego zapamiętywania i przyswajania informacji.

W efekcie spada efektywność nie tylko pracownika, ale i całego zespołu — rośnie ryzyko opóźnień, poprawek i frustracji.

‍

Jak radzić sobie z multitaskingiem w biurze?

Zamiast próbować robić wszystko naraz, lepiej świadomie zarządzać swoją uwagą. Pomagają w tym:

• Praca w blokach — skup się na jednym zadaniu przez określony czas (np. 50 minut pracy, 10 minut przerwy).
• Kontrola powiadomień — wyłączaj te, które nie są potrzebne przy zadaniach wymagających skupienia.
• Ustal priorytety — rozdziel sprawy naprawdę pilne od tych, które mogą poczekać.
• Świadomy multitasking — krótkie przełączanie przy drobnych sprawach jest ok, jeśli robisz to celowo i rzadko.

To prostsze niż próba ,,bycia wszędzie’’ — i w dłuższej perspektywie daje dużo lepsze efekty.

‍

Podsumowanie

Multitasking to głównie iluzja efektywności. Nasz mózg nie pracuje równocześnie nad kilkoma wymagającymi zadaniami, tylko skacze między nimi, tracąc czas i energię. Krótkotrwałe plusy pojawiają się tylko przy rutynie, ale w pracy wymagającej koncentracji multitasking zwykle obniża jakość.

Jeśli chcesz naprawdę działać skutecznie, postaw na jasne priorytety, pracę w blokach i kontrolę nad powiadomieniami — to prosty sposób, by wreszcie poczuć, że naprawdę masz kontrolę nad zadaniami.

‍

‍

Bibliografia:

• Madore, K. P., & Wagner, A. D. (2019). Multicosts of Multitasking. Cerebrum.
• Carrier, L. M. (2015). Causes, effects, and practicalities of everyday multitasking.